JAFO Anleitung

Die Übersicht zeigt alle JAFO-Aufgaben eines Jahres zusätzlich als kleinen Monatskalender: Jede Aufgabe bekommt eine eigene Farbe, ein halbtransparentes Farbband markiert den Zeitraum zwischen ihren Terminen (z. B. vom Eröffnungstermin bis zum Ergebnis) direkt in den Kalendertagen, einzelne Termine (Einsendeschluss, Bewertungsbeginn/-ende, …) erscheinen als Punkte darauf. Ein Klick auf ein Farbband, einen Termin-Punkt oder einen Eintrag in der Legende darunter markiert die zugehörige Zeile in der Aufgabentabelle. Der heutige Tag ist im Kalender zusätzlich mit einem farbigen Rahmen hervorgehoben.

Die Spalte „Bewertet“ zeigt je Aufgabe direkt, wie viele der stimmberechtigten Teilnehmer bereits abschließend bewertet haben (z. B. „8 von 15“).

Titel, Thema, eine ausführliche Beschreibung (mit einfacher Textformatierung und Links) sowie die maximale Bilderzahl pro Teilnehmer werden hier festgelegt. Jede:r JAFO-Teilnehmer:in kann selbst eine neue Aufgabe anlegen und wird dabei automatisch zum Admin dieser einen Aufgabe – eine globale JAFO-Admin-Rolle ist dafür nicht nötig.

Aus einem einzigen Datum – dem Termin der Bildbesprechung – werden alle weiteren Termine automatisch berechnet: Eröffnungstermin, Teilnahme Erinnerung, Einsendeschluss, Bewertungszeitraum, Einladung zur Bildbesprechung und Ergebnis-Info. Änderst du ein Terminfeld direkt von Hand, wird die automatische Berechnung nur für dieses eine Feld deaktiviert, damit deine Eingabe erhalten bleibt – alle anderen Termine bleiben weiter automatisch verknüpft. Eine laufende Prüfung markiert, wenn Termine nicht in der erwarteten Reihenfolge liegen, z. B. wenn der Einsendeschluss nach dem Bewertungsbeginn läge.

Ist eine JAFO-Aufgabe mit einem Vereinsausflug oder einer gemeinsamen Aktivität verbunden, lassen sich Treffpunkt, Kosten und Zusatzinfos hinterlegen. In diesem Fall lässt sich zusätzlich ein eigener Termin für die Teilnahmebestätigung festlegen und deren Versand aktivieren – die Teilnehmer bekommen dann automatisch eine Mail mit Ja/Vielleicht/Nein-Rückmeldung und Kalender-Download-Link.

Über das Feld „JAFO Admin für diese Aufgabe“ kann jede:r JAFO-Teilnehmer:in gezielt zum Admin einer einzelnen Aufgabe gemacht werden – ohne die globale JAFO-Admin-Rolle zu benötigen. Aufgabenbezogene Admins sehen im Admin-Bereich nur ihre eigenen Aufgaben (Übersicht, Aufgabe) und können auch nur diese bearbeiten; Werkzeuge, Auswertung und E-Mail Textbausteine bleiben den globalen JAFO-Admins vorbehalten. Bleibt das Feld leer, sind wie gewohnt alle globalen JAFO-Admins zuständig.

In der Übersicht lässt sich eine JAFO-Aufgabe über „Löschen“ unwiderruflich entfernen – inklusive aller eingereichten Bilder, Bewertungen und Zusagen dazu. Eine Sicherheitsabfrage weist vorher ausdrücklich darauf hin. Aus Sicherheitsgründen ist diese Funktion ausschließlich Administrator-Konten vorbehalten, nicht der JAFO-Admin-Rolle.

Unter JAFO-Admin > Teilnehmer lässt sich ein bestehendes WordPress-Konto mit einem Klick als JAFO-Teilnehmer:in freischalten oder wieder entfernen – ohne Umweg über die WordPress-Benutzerverwaltung. Entfernte Personen behalten ihre bisherigen Bilder und Bewertungen, können aber nicht mehr hoch- oder abstimmen.

Getrennt für Einladungs-Mails (Eröffnungstermin, Teilnahme Erinnerung, Einladung zur Bildbesprechung, Ergebnisse) und die Bewertungs-Einladung lässt sich je Person festlegen, ob sie automatische JAFO-Mails bekommt – z. B. um jemanden für eine Runde zu pausieren oder eine fehlerhafte Adresse gezielt vom Versand auszunehmen. Betrifft nur den automatischen „an alle“-Versand; manuell „an Auswahl“ lässt sich weiterhin jede Person gezielt anschreiben.

Fasst mehrere Teilnehmer:innen zu einer Uploadgruppe zusammen, deren Teilnehmer sich beim Bild-Upload gegenseitig Bilder zuordnen können (siehe „Für andere Uploadgruppen-Teilnehmer einreichen“ oben) – praktisch für Paare oder wenn jemand für eine weniger technikaffine Person hochlädt. Gruppen lassen sich jederzeit auflösen oder einzelne Teilnehmer entfernen.

Per E-Mail eingesendete Bilder werden automatisch abgerufen und verarbeitet – inklusive Prüfung von Format und Einsendezeitraum, genau wie beim Web-Upload; zu große Bilder werden dabei ebenfalls automatisch auf 4K verkleinert, zu kleine trotzdem angenommen. Kann eine Absenderadresse keinem Teilnehmer zugeordnet werden, taucht sie als offene Zuordnung auf und lässt sich manuell einem Account zuweisen – alternativ kann sich der betroffene Teilnehmer die Adresse auch selbst im Dashboard zuordnen. Ein manueller Abruf lässt sich hier bei Bedarf auch sofort auslösen, statt auf den nächsten automatischen Durchlauf zu warten.

Das Verarbeitungs-Log zeigt zu jedem Eintrag die zugehörige JAFO-Aufgabe. Wird eine JAFO-Aufgabe gelöscht, verschwinden ihre Log-Einträge automatisch mit – unabhängig davon, ob sie über „Löschen“ in der Übersicht oder direkt im WordPress-Beitragslisting entfernt wurde. Log-Einträge ohne (mehr) zugehörige Aufgabe – „Gelöschte Aufgabe“ oder „Nicht zugeordnet“ – lassen sich über „Log für eine Aufgabe löschen“ unten ebenfalls gezielt entfernen.

Jede automatische Versandstufe (Eröffnungstermin, Teilnahme Erinnerung, Einladung zur Bewertung, Einladung zur Bildbesprechung, Ergebnis-Info) lässt sich bei Bedarf auch sofort und unabhängig vom berechneten Termin auslösen – an alle Teilnehmenden oder gezielt an eine Auswahl, z. B. um eine vergessene Teilnahme Erinnerung nachträglich zu verschicken.

Die Kurzbeschreibungen zu den Punktzahlen 1-9 auf der Bewertungsseite (z. B. „Spricht mich an“, „Ich bin begeistert“) lassen sich hier frei formulieren. Die Skala gilt einheitlich für alle JAFO-Aufgaben und wird auf der Bewertungsseite direkt bei jeder Punktzahl angezeigt; die Punkte-Buttons selbst sind zusätzlich fest von Rot (1) bis Grün (9) eingefärbt, unabhängig von den hier hinterlegten Texten.

Der zeitliche Abstand jedes automatisch berechneten Termins zur Bildbesprechung (z. B. „Einsendeschluss = 8 Tage vorher, 12 Uhr“) lässt sich hier zentral für alle künftigen JAFO-Aufgaben hinterlegen. Eine Live-Vorschau zeigt beim Bearbeiten direkt, welches Datum sich aus den Vorgaben für eine Beispiel-Bildbesprechung ergeben würde.

Name und Absenderadresse, mit denen alle JAFO-Mails verschickt werden, lassen sich hier zentral hinterlegen – ohne diese Einstellung erscheinen Mails sonst mit dem WordPress-Standardabsender statt mit dem Vereinsnamen.

Nach der Bewertung zeigt die Auswertung Platzierung, Gesamtpunktzahl und Durchschnitt je Bild sowie die einzelnen Bewertungen – anonymisiert je „Teilnehmer 1, Teilnehmer 2, …“. Haben mehrere Bilder dieselbe Gesamtpunktzahl, teilen sie sich denselben Platz; das nächstschlechtere Bild springt danach um die Anzahl der Gleichstände weiter (z. B. Plätze 4, 5, 5, 5, 8 statt 4, 5, 6, 7, 8). Einzelbewertungen, die deutlich (4 Punkte oder mehr) vom Durchschnitt der übrigen Bewertungen desselben Bilds abweichen, werden farblich als Ausreißer markiert.

Einzelne Bewertungen lassen sich hier über ein Papierkorb-Symbol löschen – ein Popup fragt dabei nach einer kurzen Begründung, die zusammen mit der Löschung protokolliert wird.

Eine Rangliste aller Teilnehmenden über sämtliche JAFO-Aufgaben eines gewählten Jahres hinweg, mit Gesamtpunktzahl, Durchschnitt pro Bild und Aufschlüsselung je Aufgabe. Auch hier gilt dieselbe Platzierungsregel wie bei der Einzelauswertung: Teilnehmer mit gleicher Gesamtpunktzahl teilen sich einen Platz.

Die persönliche Mail mit eigener Platzierung und eigenen Bewertungen lässt sich gezielt an alle oder eine Auswahl an Teilnehmenden auslösen, z. B. um sie einer einzelnen Person erneut zuzustellen. Beim Versand „an alle“ bekommen zusätzlich alle Admins der Aufgabe automatisch eine eigene Benachrichtigung mit der anonymisierten Platzierungstabelle und einem Download-Link auf das ZIP-Archiv der Bilder.

Alle eingereichten Bilder einer Aufgabe lassen sich gesammelt als ZIP-Datei herunterladen. Jede Datei wird dabei nach dem Muster Platzierung_Bildnummer_Nachname_Vorname_Titel.jpg umbenannt, sodass sich die Bilder beim Entpacken automatisch nach Platzierung sortieren. Enthalten ist außerdem „Ergebnisse.pdf“ mit derselben Platzierungstabelle, inklusive Vorschaubild je Bild.

Betreff und Text jeder automatischen E-Mail (Eröffnungstermin, Teilnahme Erinnerung, Teilnahmebestätigung, Einladung zur Bewertung, Einladung zur Bildbesprechung, Ergebnisse anonym, persönliche Ergebnisse) lassen sich mit Platzhaltern (z. B. für Vor-/Nachname, Titel, Thema, Termine, Bewertungs- und Ergebnistabelle) frei anpassen. Der wiederkehrende Dashboard-Hinweis mit dem persönlichen Bewertungslink ist dabei als eigener, separat bearbeitbarer Textbaustein hinterlegt. Eine Testmail-Funktion zeigt vorab, wie die E-Mail mit Beispieldaten aussieht, bevor sie live geht; ein Reset-Knopf setzt eine Vorlage bei Bedarf wieder auf den Standardtext zurück.